Zeiterfassung Glossar

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ArbZG

Das ArbZG ist das deutsche Arbeitszeitgesetz. Es regelt die Höchstarbeitszeit (8 Stunden werktäglich, Ausnahmen bis 10 Stunden), Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden), Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsarbeit. Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer in Deutschland.

Arbeitsstatus

Der Arbeitsstatus beschreibt die aktuelle Tätigkeit bei der Zeiterfassung, zum Beispiel Arbeit im Büro, Homeoffice, Pause, Dienstfahrt, Feierabend, Wartung oder Sonstiges. Jeder Status wird mit Zeitstempel erfasst und farblich dargestellt. Dadurch ermöglicht er die flexible Erfassung unterschiedlicher Tätigkeiten und Arbeitsformen.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird zwischen dem Auftraggeber (Arbeitgeber) und dem Auftragsverarbeiter geschlossen, zum Beispiel mit dem Anbieter einer Cloud-Zeiterfassung. Er regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO Art. 28. Der Auftragsverarbeiter darf nur nach Weisung handeln und muss angemessene Sicherheitsmaßnahmen nachweisen.

BAG

Das BAG ist das Bundesarbeitsgericht und damit das höchste deutsche Gericht für Arbeitsrecht. Es hat seinen Sitz in Erfurt.

BAG-Urteil (13.09.2022)

Mit seinem Grundsatzurteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber bestätigt. Das Gericht verlangt ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Damit setzt es die EU-Arbeitszeitrichtlinie in Deutschland um.

Bereitschaft

Unter Bereitschaft versteht man die Arbeitsbereitschaft: eine Zeit, in der sich der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz oder an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort aufhalten muss, um bei Bedarf zu arbeiten. Sie kann als Arbeitszeit gelten, zum Beispiel bei Rufbereitschaft. In der Zeiterfassung wird die Bereitschaft oft als eigene Kategorie geführt.

Dienstplan

Ein Dienstplan legt fest, welcher Mitarbeiter wann arbeitet. In Zeiterfassungssystemen ist er oft mit Schichtmodellen, Bereitschaftsplänen und der Urlaubsübersicht verknüpft.

Datenminimierung

Die Datenminimierung ist ein zentrales Prinzip der DSGVO: Es dürfen nur personenbezogene Daten erhoben werden, die für den festgelegten Zweck erforderlich sind. Bei der Zeiterfassung bedeutet das, dass nur notwendige Daten wie Name und Arbeitszeiten erfasst werden – ohne unnötige Zusatzinformationen.

Dokumentationspflicht

Die Dokumentationspflicht verpflichtet Arbeitgeber dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen drohen Bußgelder.

DSGVO

Die DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung (EU-Verordnung 2016/679). Sie regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Für die Zeiterfassung sind vor allem folgende Punkte relevant: Rechtmäßigkeit, Datenminimierung, Zweckbindung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag bei Cloud-Anbietern.

Gewerbeaufsicht

Die Gewerbeaufsicht ist die Behörde, die die Einhaltung des Arbeitszeitrechts in Unternehmen überwacht. Sie kann Betriebe prüfen und bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht Bußgelder verhängen. Die Aufzeichnungen müssen bei einer Prüfung vorgelegt werden können.

Gleitzeit

Gleitzeit ist ein Arbeitszeitmodell mit flexiblen Arbeitsbeginn- und -endzeiten. Oft gibt es eine Kernzeit, in der alle Mitarbeiter anwesend sein müssen, sowie einen Gleitzeitrahmen. Für die Gleitzeit ist eine Zeiterfassung erforderlich, um Arbeitszeit und Überstunden zu dokumentieren.

Höchstarbeitszeit

Nach § 3 ArbZG beträgt die Höchstarbeitszeit maximal 8 Stunden werktäglich. Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist möglich, wenn im Durchschnitt über 6 Monate beziehungsweise 24 Wochen die 8 Stunden nicht überschritten werden.

Ist-Zeit

Die Ist-Zeit ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, die in der Zeiterfassung erfasst wurde. Sie wird mit der Sollzeit verglichen, um Über- oder Minusstunden zu ermitteln.

Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

Das Jugendarbeitsschutzgesetz ist ein Bundesgesetz zum Schutz von Jugendlichen unter 18 Jahren. Es enthält strengere Regelungen als das ArbZG: kürzere Höchstarbeitszeiten (8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche), längere Pausen (30 Minuten bei 4,5 bis 6 Stunden Arbeit, 60 Minuten bei über 6 Stunden), ein Verbot der Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr, eine 5-Tage-Woche sowie mindestens 12 Stunden Ruhezeit. Eine Zeiterfassung muss diese Sonderregeln abbilden können.

Kontrolle der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung wird von mehreren Stellen überwacht. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Einführung und Einhaltung. Die Gewerbeaufsicht prüft die Einhaltung des Arbeitszeitrechts und kann Bußgelder verhängen. Bei Betriebsprüfungen verlangt die Finanzverwaltung die Vorlage der Aufzeichnungen. Das Arbeitsgericht kann bei Streitigkeiten die Zeiterfassung anfordern. Hat der Betrieb einen Betriebsrat, so hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Kernzeit

Die Kernzeit ist ein Zeitfenster innerhalb der Gleitzeit, in dem alle Mitarbeiter anwesend sein müssen, zum Beispiel von 10 bis 12 Uhr und von 14 bis 16 Uhr. Außerhalb der Kernzeit können Beginn und Ende der Arbeitszeit variieren.

Kindkrank

Kindkrank bezeichnet den Sonderurlaub nach § 45 SGB V für die Betreuung kranker Kinder. Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlte Freistellung, die pro Kind und Jahr begrenzt ist. In der Zeiterfassung gibt es dafür eine eigene Terminkategorie mit Nachweispflicht.

Minusstunden

Minusstunden entstehen, wenn ein Mitarbeiter weniger gearbeitet hat als die vereinbarte Sollzeit. Sie erscheinen als negatives Guthaben auf dem Zeitkonto. Minusstunden können durch Mehrarbeit ausgeglichen oder vom Gehalt abgezogen werden.

Nachtarbeit

Nachtarbeit ist Arbeit zwischen 23 und 6 Uhr. Nach dem ArbZG gelten dafür besondere Regelungen. Oft sind Zuschläge und eine verkürzte Arbeitszeit vorgesehen. Die Zeiterfassung muss die Nachtstunden erfassen, damit die Abrechnung korrekt erfolgen kann.

NFC

NFC steht für Near Field Communication – eine kontaktlose Technologie zum Stempeln per Karte oder Chip am Terminal. Sie ermöglicht eine schnelle Zeiterfassung ohne manuelle Eingabe. NFC ist ideal für Eingangsbereiche, die Produktion oder gemeinsam genutzte Arbeitsplätze.

Pause

Eine Pause ist eine Unterbrechung der Arbeitszeit. Nach § 4 ArbZG sind bei 6 bis 9 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Pausen von mindestens 15 Minuten können aufgeteilt werden. Ohne Pause dürfen Arbeitnehmer maximal 6 Stunden hintereinander arbeiten.

Pflichtpause

Die Pflichtpause ist die gesetzlich vorgeschriebene Mindestpause nach § 4 ArbZG. Bei 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit beträgt sie mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Sie muss in der Zeiterfassung berücksichtigt und von der Arbeitszeit abgezogen werden. Zeiterfassungssoftware berechnet die Pflichtpause automatisch.

PWA

Eine PWA (Progressive Web App) ist eine Webanwendung, die wie eine native App installiert werden kann. Zeiterfassung und Terminal laufen als PWA auf Smartphone und Tablet. Eine Installation über den App-Store ist nicht nötig, da die Anwendung im Browser funktioniert.

Ruhezeit

Die Ruhezeit ist die Zeit zwischen dem Ende und dem Beginn der Arbeitszeit. Nach § 5 ArbZG muss sie mindestens 11 Stunden ununterbrochen betragen. In bestimmten Branchen, zum Beispiel in Krankenhäusern, kann sie auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn ein Ausgleich erfolgt.

Sollzeit

Die Sollzeit ist die vereinbarte oder vertraglich festgelegte Arbeitszeit pro Tag, Woche oder Monat. Die Zeiterfassung vergleicht die Ist-Zeit mit der Sollzeit und ermittelt daraus Überstunden oder Minusstunden.

Schichtarbeit

Schichtarbeit ist Arbeitszeit außerhalb der üblichen Tageszeit, zum Beispiel in Früh-, Spät- oder Nachtschicht. Oft sind Zuschläge und spezielle Pausenregelungen vorgesehen. Zeiterfassungssoftware muss flexible Startzeiten, Ruhezeiten und Sonderzeiten unterstützen. Schichtarbeit ist typisch für Produktion, Pflege und Gastronomie.

Sonderzeit

Sonderzeit ist Arbeitszeit außerhalb der regulären Arbeitszeit, zum Beispiel am Samstag, Sonntag, an Feiertagen oder in der Nacht. Oft werden Zuschläge gezahlt, etwa 25 % am Sonntag oder 50 % an Feiertagen. Zeiterfassungssoftware berechnet Sonderzeiten automatisch.

Sondertage

Sondertage sind besondere Tage wie Feiertage, Betriebsferien oder firmenspezifische Ruhetage. Sie beeinflussen die Pausenberechnung, Bereitschaftspläne und Sonderzeiten. In der Zeiterfassung werden Sondertage zentral verwaltet.

Stundenzettel

Ein Stundenzettel ist eine Übersicht der erfassten Arbeitszeiten für einen bestimmten Zeitraum, etwa einen Tag, eine Woche oder einen Monat. Er wird oft als PDF oder Excel für die Lohnbuchhaltung und das Steuerbüro exportiert. Er enthält Soll- und Ist-Zeiten, Pausen und Überstunden.

Terminal

Ein Terminal ist ein Gerät für die kontaktlose Zeiterfassung, zum Beispiel ein Android-Tablet mit NFC-Chip. Es läuft als PWA im Browser. Mitarbeiter stempeln per NFC-Karte oder -Chip. Ein Terminal ist ideal für Eingangsbereiche, die Produktion oder gemeinsam genutzte Arbeitsplätze.

Überstunden

Überstunden sind Arbeitszeit, die die vereinbarte Sollzeit überschreitet. Sie müssen dokumentiert werden. Je nach Vertrag oder Tarif können sie durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden. Ohne Zeiterfassung sind Überstunden schwer nachweisbar.

Urlaubsantrag

Ein Urlaubsantrag ist der Antrag des Arbeitnehmers auf Freistellung von der Arbeit. In Zeiterfassungssystemen erfolgt er oft digital: Der Mitarbeiter stellt den Antrag, der Vorgesetzte genehmigt oder lehnt ihn ab. Der Urlaubsantrag kann mit dem Outlook-Kalender synchronisiert werden.

Werktag

Werktage sind Montag bis Samstag. Sonn- und Feiertage sind keine Werktage. Werktage sind relevant für die Höchstarbeitszeit (8 Stunden werktäglich nach § 3 ArbZG) und für Sonderzeiten – der Samstag wird zum Beispiel oft mit einem Zuschlag vergütet.

Zeiterfassung

Zeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, -ende, Dauer, Pausen und Überstunden. Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist sie für alle Arbeitgeber Pflicht. Sie kann per Papier, Excel, Software oder Terminal erfolgen. Die digitale Zeiterfassung ist am zuverlässigsten.

Zeitkonto

Ein Zeitkonto ist ein virtuelles Konto, auf dem Überstunden als Guthaben oder Minusstunden als Schulden gesammelt werden. Es ermöglicht Gleitzeit und Zeitausgleich. Die Zeiterfassungssoftware berechnet den Saldo automatisch.

Zeitausgleich

Beim Zeitausgleich werden Überstunden durch Freizeit statt durch Vergütung abgebaut. Der Mitarbeiter nimmt zum Beispiel einen freien Tag. Der Zeitausgleich muss in der Zeiterfassung gebucht werden, damit das Zeitkonto aktualisiert wird.

Zeitüberschreibung

Eine Zeitüberschreibung ist die individuelle Anpassung der Sollzeit pro Mitarbeiter, zum Beispiel bei abweichenden Wochenstunden oder Teilzeitmodellen. Sie wird im Mitarbeiterprofil hinterlegt und beeinflusst die Berechnung von Über- und Minusstunden.